Quels sont les équipements à prévoir pour le télétravail ?
Depuis plusieurs mois, et encore plus depuis les dernières annonces du gouvernement, le télétravail est devenu la règle. Qu’il soit temporaire ou qu’il est vocation à durer dans le temps, ce nouveau mode de fonctionnement engendre de nouvelles exigences informatiques, techniques et psychologiques auxquelles les entreprises doivent faire face.
Mieux vaut donc s’assurer que vos collaborateurs soient correctement préparés au moment présent comme à l’après, afin d’assurer non seulement leur bien-être respectif, mais également la sécurité et la performance de votre entreprise.
Les équipements indispensables pour le télétravail
Durant le premier confinement, la plupart des entreprises ont dû s’équiper en urgence. Aujourd’hui, l’heure est aux améliorations et à l’optimisation des ressources mises à disposition !
Quid de l’employeur ou de l’employé doit fournir les équipements nécessaires au télétravail ?
La question reste parfois floue. Cependant, même si l’employeur n’a aucune obligation de prise en charge des frais liés au télétravail, celui-ci doit tout de même respecter un devoir de sécurité et de santé envers ses employés, que cela soit en présentiel ou en travail à distance.
L’un des points essentiels donc, et d’assurer du mieux que possible des conditions optimales de télétravail, grâce à aux équipements informatique et bureautique des salariés. Les équipements fournis doivent offrir le même confort de travail qu’au bureau, et permettre aux collaborateurs de travailler de manière sereine sans se sentir lésé.
L’ordinateur est, bien-entendu, le premier élément à prendre en compte. Même si cela parait évident, il est tout de même nécessaire de s’assurer que chaque collaborateur possède un ordinateur performant, sécurisé et adapté à l’activité en home-office. Certains postes requièrent de posséder des ordinateurs puissants : c’est le cas des développeurs et services IT, par exemple. N’oublions pas qu’ils doivent également être adaptés aux outils de collaboration à distance et logiciels internes à votre entreprise… sous peine de peiner considérablement la productivité de vos salariés.
L’écran de l’ordinateur fournit est bien-entendu à prendre en compte : il en va du confort des yeux de vos employés et de la qualité visuelle qui en incombe. La résolution, le temps de chargement des pixels, l’ergonomie… sont des caractéristiques importantes, en fonction de l’usage que vous faites de votre écran. L’acquisition d’un deuxième écran, plus grand que celui d’un ordinateur portable, serait également judicieux afin d’optimiser au maximum vos équipements dédiés aux télétravail.
Plusieurs autres facteurs, tels que l’équipement en casque, micro, clavier, souris… mais surtout la performance du réseau domestique en terme de connectivité, restent des éléments essentiels à ne pas négliger afin de maintenir le contact et la communication en temps réel entre collaborateurs.
Qu’ils soient chez eux ou en présentiel, vos employés passent plusieurs heures devant leur ordinateur, il est donc indispensable de leur prévoir un environnement ergonomique et fonctionnel.
Côté protection des données
Le travail à distance n’est jamais sans risque en ce qui concerne la protection des données à caractère sensible de votre entreprise, et plus particulièrement lorsqu’un employé utilise son ordinateur personnel à des fins professionnelles. Afin de limiter au maximum les risques de cyberattaques, il est indispensable de sensibiliser vos employés à ces différents enjeux, en les formant à anticiper les dangers liés à la cybersécurité. Pour cela, il vous est possible de rédiger une charte reprenant l’ensemble des actions à réaliser chez eux afin de sécuriser les données de votre entreprise.
Veillez tout d’abord à vérifier quels outils de sécurité sont installés dans chaque ordinateur. En l’absence de ces derniers, et dans le cadre d’une utilisation professionnelle, nous vous conseillons fortement d’installer des logiciels avancés de cybersécurité, en plus d’un pare-feu et d’un anti-virus. L’installation d’un VPN ajoute également une sécurité en plus. N’hésitez pas à mettre régulièrement à jour les logiciels et appareils, afin de corriger au jour le jour les problèmes de confidentialité, tout en supprimant les menaces potentielles.
De même, limitez l’accès aux données sensibles aux seuls collaborateurs en ayant réellement besoin. En déterminant précisément quels salariés nécessitent un accès à certaines catégories de données, et en limitant ce dernier à ceux qui n’en ont pas l’utilité, vous pourrez déjà sécuriser une partie de vos informations. Par exemple, vous pouvez protéger vos accès à distance, tels que vos réunions en visioconférence, grâce à une authentification à double-facteur.
Si vous êtes amenés à manipuler des fichiers particulièrement sensibles, il est préférable d’opter pour un service cloud. Attention cependant à bien choisir votre fournisseur et à connaitre les règles et protocoles de gouvernance mis en place par ce dernier. Celui-ci doit répondre aux exigences liées à la RGPD, et vous proposer un cloud privé et sécurisé.
Gérer l’ambivalence psychologique des collaborateurs
Depuis plusieurs mois, les études se multiplient sur le sujet du ressenti des salariés face à la question du télétravail. Certains l’adorent, d’autres le détestent, voir les deux en même temps. Une véritable ambivalence qui témoigne de l’incertitude et du manque de perspectives auxquels les salariés doivent faire face depuis plusieurs mois maintenant.
Ceux qui auparavant percevait le travail en full-remote comme la panacée, désirent désormais retourner en présentiel de manière constante. La faute à l’isolement, le manque d’interactions sociales et la surcharge informationnelle qui pèsent toujours plus sur le moral et le bien-être psychologique des collaborateurs.
Les personnes refusant le télétravail ont plus tendance à ressentir une charge mentale et des difficultés à accomplir leurs tâches quotidiennes. Comment expliquer ce phénomène ? Il apparait que pour certains salariés, le bureau est un environnement beaucoup plus propice au travail, à la concentration et la productivité. En effet, le télétravail requiert de nombreuses ressources internes, telles qu’une capacité d’auto-motivation et de concentration, alors que l’environnement externe n’y est pas toujours propice. Le logement y est, par exemple, l’un des facteurs inhérents à la bonne acceptation, ou pas, du télétravail. Certains salariés sont dans l’incapacité de se créer un espace de travail adapté en home-office, ce qui constitue un frein à leur efficacité et leur facilité à encaisser ce mode de fonctionnement. Pour beaucoup d’employés, le manque de cohésion et d’interactions sociales IRL sont considérés comme des freins à leur activité en home-office. Tout comme certains facteurs comportementales, telles que la difficulté à équilibrer leurs heures de travail, ou les soucis rencontrés lors de l’utilisation de certains outils digitaux.
Quel modèle adopter à la fin de la crise sanitaire ?
Le modèle hybride télétravail-bureau, évoqué par Capgemini dans son étude « The future of work : from remote to hybrid », pourrait-il être une suite naturelle dans l’avenir du travail post-covid ? Selon le baromètre annuel du télétravail réalisé par Malakoff Humanis, 75% des salariés pensent que la pratique du télétravail va se développer et se pérenniser, même après la crise. Cependant, personne ne peut réellement prévoir quelle sera la tendance future, tant les perceptions et les avis divergent à ce sujet. Chaque entreprise déterminera d’elle-même quel sera le meilleur rythme à adopter, pour ses salariés comme son activité. Ce qui est certain, c’est que les RH auront leur rôle à jouer dans cette prise de décision. Dès lors que le télétravail ne sera plus imposé, il sera nécessaire de prendre en compte les volontés et les besoins de chacun, tout en veillant à fixer un cadre adapté. Si, à l’heure actuelle, les restrictions liées au télétravail ont tendance à créer des écueils et un mal-être chez certains collaborateurs, il vaudra mieux, à l’avenir, instaurer un rythme de télétravail souple pour ceux qui le souhaitent, afin de préserver l’autonomie, le bien-être mental et la confiance ressentie des salariés vis-à-vis de leurs employeurs.
DECOUVRIR NOTRE SOLUTIONArticle écrit par Louise Rigaut, publié le lundi 29 mars 2021.