Frais de transport : quelles sont les obligations de l’employeur ?

Frais de transport : quelles sont les obligations de l’employeur ?

Frais de transport

L’employeur est tenu de prendre en charge, au moins partiellement, les frais de transport engagés par les salariés entre leur domicile et leur lieu de travail (article 20 de la loi de financement de la Sécurité sociale pour 2009). Néanmoins pour en bénéficier, les employés doivent remplir certaines conditions.

Qui a le droit au remboursement de frais de transport ?

S’ils veulent bénéficier de la prise en charge de leurs frais de transport pour se rendre de leur domicile à leur lieu de travail, les salariés doivent remplir 2 conditions cumulatives :

  • ils doivent utiliser les transports en commun ou un service public de locations de vélos;
  • ils doivent acheter des titres d’abonnement pour pouvoir utiliser ces transports ou ces services.

Si les salariés remplissent les 2 obligations exigées, l’employeur est contraint de prendre en charge une partie du prix de leur abonnement. Les titres d’abonnement pris en charge sont les suivants :

  • les abonnements « à nombre de voyages illimité » émis par la SNCF, ou par toute autre entreprise de transport public, qu’ils soient annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite ;
  • les abonnements à un service public de location de vélos (type Vélib ou autre).

Il faut néanmoins savoir que l’employeur peut refuser la prise en charge lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements et si celles-ci sont d’un montant supérieur ou égal à la prise en charge de 50% (voir ci-dessous).

Montant de la prise en charge et les trajets couverts

L’entreprise doit restituer au salarié 50% du coût de son ou ses titres d’abonnement, sur la base des tarifs de 2ème classe. La prise en charge de l’employeur s’applique aux titres de transport qui permettent au salarié d’accomplir le trajet de son domicile à son lieu de travail dans le temps le plus court. Attention, lorsque le titre utilisé par le salarié correspond à un trajet supérieur au trajet nécessaire, alors la prise en charge est effectuée sur la base de l’abonnement permettant d’accomplir le trajet strictement nécessaire. Les salariés à temps partiel travaillant la moitié de la durée légale hebdomadaire ou plus bénéficient d’une prise en charge équivalente à celle des salariés à temps complet. En revanche, ceux travaillant moins de la moitié de la durée légale hebdomadaire bénéficient d’une prise en charge calculée au prorata du nombre d’heures travaillées.

Modalités de prise en charge

Pour bénéficier du remboursement, le salarié doit remettre, ou présenter, à son employeur un titre de transport valide. Une attestation sur l’honneur peut suffire pour les employés intérimaires, ou si le titre d’abonnement à un service public de location de vélos ne comporte pas les nom et prénom du salarié bénéficiaire. L’employeur doit procéder au remboursement dans les meilleurs délais, au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel les titres d’abonnement ont été validés. Les titres à validité annuelle font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement. Le montant de la prise en charge doit obligatoirement apparaître sur le bulletin de paie. NB : un accord collectif de travail peut prévoir d’autres modalités de preuve et de remboursement des frais de transport, sous réserve que les délais de remboursement n’excédent pas ceux mentionnés précédemment.

Utilisation d’un véhicule personnel

Sous certaines conditions, et s’il le désire, l’employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant – ou d’alimentation électrique – engagés par les salariés pour leurs déplacements entre leur domicile et leur lieu de travail. Cette prise en charge ne peut être cumulée avec celle accordée au titre des frais de transport collectif. Sont concernés les salariés :

  • Dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d’Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains,
  • Ou pour lesquels l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport.

En revanche, sont exclus de cette prise en charge :

  • les salariés profitant d’un véhicule mis à disposition par l’employeur, avec prise en charge des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique ;
  • les salariés qui n’ont aucun frais de transport pour se rendre à leur travail ;
  • les salariés dont le transport est assuré gratuitement par leur employeur.

La prise en charge par l’employeur des frais de carburant ou des frais d’alimentation de véhicules électriques engagés par les salariés est exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite de 200 euros par an et par salarié. Cette prise en charge ne peut être cumulée avec la prise en charge du coût des titres d’abonnement aux transports collectifs. Pour bénéficier de l’exonération sociale, l’employeur doit présenter la photocopie de la carte grise du véhicule du salarié. Dans les entreprises comptant une section syndicale, la prise en charge des frais de carburant nécessite un accord entre l’employeur et les représentants syndicaux. Dans les autres entreprises, elle est décidée par l’employeur après consultation du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel (s’il en existe). Si l’employeur décide de prendre en charge tout ou partie de ces frais, il doit en faire bénéficier tous les salariés qui remplissent les conditions mentionnées ci-dessus.


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