Tuto : Fidéliser vos candidats avec un onboarding efficace !

Recruter c’est bien… mais garder ses nouvelles recrues sur la durée, c’est essentiel !

Après des semaines, voire des mois de recherche du meilleur candidat et à la vue de l’important coût d’un recrutement, une embauche doit être pleinement réussie. Et pour ça, il faut bien entendu que le nouveau salarié ne prenne pas ses jambes à son cou au bout de quelques semaines… Il est donc important de l’intégrer rapidement et correctement au sein de votre entreprise.

C’est aussi à l’entreprise de faire bonne impression, et ce, dès le premier jour : 80% des nouvelles recrues décident de rester, ou non, dans les six premiers mois suivants leur embauche.

Cet accompagnement s’appelle également le « onboarding », un anglicisme utilisé afin de décrire le processus d’intégration d’une nouvelle recrue au sein d’une entreprise. Selon les entreprises, ce dernier peut durer le temps d’une journée d’accueil jusqu’à plusieurs mois et regroupe un ensemble d’activités destinées à accueillir du mieux que possible les nouveaux salariés.

Pratique incontournable qui s’est développée et enrichie au fil des années, un onboarding réussi est une étape clé de fidélisation des candidats. Il est le prolongement de l’expérience candidat vécue et la première étape décisive de l’expérience collaborateur.

Les entreprises ont donc tout intérêt à miser sur un processus d’onboarding élaboré si elles souhaitent sécuriser leurs recrutements sur le long terme, notamment dans ce contexte de pénurie de talents.

Cependant, la qualité est loin d’être toujours au rendez-vous… Seul 12% des salariés sont satisfaits de leur expérience d’intégration au sein de leur nouvelle entreprise !

Un candidat suivi après son recrutement

Vous souhaitez accueillir efficacement vos nouvelles recrues et les retenir sur la durée ? Voici quelques conseils afin d’instaurer ou d’améliorer votre processus d’onboarding :

Préparez l’arrivé d’un nouveau collaborateur avec l’onboarding

L’arrivée d’un nouveau collaborateur se prépare en amont du Jour-J, c’est ce que l’on nomme le pré-onboarding.

Ce processus vise à intégrer votre futur talent dès le moment où celui-ci a accepté l’offre. Coté candidat, cette étape est particulièrement rassurante puisqu’elle permet de donner toutes les informations essentielles et outils nécessaires avant sa prise de fonction. Elle envoie un signal positif au nouveau collaborateur bien avant son arrivée et évite-le tant redouté phénomène de “ghosting”.

  • On s’occupe des documents administratifs : une activité qui prend plusieurs heures, voire plusieurs jours ! Il est donc conseillé de préparer, une fois le recrutement finalisé, un maximum de documents administratifs puis de les signer avant le premier jour, afin que votre nouvelle recrue puisse se consacrer pleinement à son intégration et ses missions à son arrivée en entreprise.
  • On peut également adresser un mail contenant la promesse d’embauche, les avantages en nature… ainsi que le programme de sa journée d’onboarding. Du mieux que possible, on anticipe ses éventuelles questions !

Si possible, n’hésitez pas à proposer également une pré-visite des locaux ainsi qu’une présentation de l’équipe avant la signature du contrat. Cette étape permet au candidat de renforcer sa prise de décision (a-t-il/elle fait le bon choix ?).

Elle permet également aux nouveaux arrivants de s’imprégner de leur nouvel environnement, afin qu’ils puissent prendre leurs repères, mais également de créer un premier lien avec leurs futurs collègues.

Le premier jour et ceux d’après

Il arrive bien trop souvent que de nouveaux employés aient à prendre leur fonction sans même avoir eu le temps de rencontrer les différentes équipes et/ou découvert la culture de leur nouvelle entreprise. Parfois-même, ils ne sont pas attendus par les équipes déjà en place.

Cette première impression de l’entreprise est donc par conséquent très négative. La nouvelle recrue sera forcément amenée à se poser la question de sa place au sein des équipes et de l’entreprise, la poussant parfois même à prendre la décision de la quitter très rapidement…

Il faut donc tout d’abord avertir les collaborateurs de l’arrivée de leur nouveau collègue, en leur expliquant quelle sera sa fonction et ses principales missions.

Vous pouvez également nommer un référent ou parrain d’intégration : il se chargera d’accompagner le nouvel arrivant durant les premiers jours, de répondre à ses questions et lui apprendre les codes et usages de l’entreprise.

N’oubliez pas de préparer son arrivée en mettant à disposition tout le matériel dont il aura besoin pour mener à bien ses missions. Un Welcome-Kit regroupant les informations importantes (organigramme, identifiants des différents comptes mail, intranet et autres, numéros de téléphones et adresses utiles…) peut également s’avérer nécessaire.

Quel est son rôle au sein de l’entreprise ?

Clarifiez le plus tôt possible le rôle et les missions qui incombent à votre nouveau collaborateur. Faites un retour sur ses responsabilités, ses objectifs à court et long terme, les attentes de son manager, les réunions éventuelles…

Bien évidemment, prenez soin de lui laisser un temps d’adaptation afin qu’il puisse véritablement appréhender votre écosystème, vos méthodes et spécificités. Le cas contraire serait contre-productif pour votre nouvelle recrue comme pour l’entreprise.

Onboarding : un accompagnement sur le long terme

De nombreuses entreprises stoppent l’accompagnement des collaborateurs quelques jours après leur prise de fonction. Pourtant, pour offrir à vos salariés l’expérience collaborateur la plus positive possible, il est conseillé d’apporter un accompagnement sur la durée :

  • En instaurant une culture du feedback dès le premier jour et en ritualisant cette pratique tout au long de l’année.
  • En organisant des points de suivi réguliers, afin de suivre le niveau d’intégration de votre nouvelle recrue et la progression des objectifs fixés.
  • En demandant un rapport d’étonnement, idéalement trois mois après l’embauche, afin de récolter ses impressions, les éventuels points de frictions et ses suggestions d’améliorations.
  • En encourageant les moments d’échanges informels avec les différentes équipes (petit-déjeuner, team-building, afterwork…) tout au long de l’année.

Vous pourrez ainsi améliorer et optimiser au maximum l’expérience-collaborateur de vos talents fraichement embauchés.

Article rédigé par Louise Rigaut, publié le mardi 14 décembre 2021.